CHÌA KHÓA ĐỂ CỘNG TÁC NHÓM HIỆU QUẢ TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC

Các nhóm có phương pháp cộng tác thành công có xu hướng tạo ra các lợi ích như thời gian hoàn thành dự án nhanh hơn, đúng thời hạn hơn và do đó, tiêu tốn ít chi phí hơn. Ngoài ra, cộng tác nhóm hiệu quả giúp nhân viên học hỏi lẫn nhau, giải quyết vấn đề hiệu quả, phá vỡ các rào cản giao tiếp và nhìn thấy bức tranh toàn cảnh của công ty cũng như cùng hướng tới mục tiêu chung. Vậy cộng tác nhóm hiệu quả khác biệt như thế nào và đâu là các yếu tố để hướng tới việc cộng tác trong tổ chức? Bài viết này sẽ giúp bạn lý giải. 

Sự khác biệt giữa cộng tác nhóm và làm việc theo nhóm là gì?

Trước khi chúng ta tìm hiểu sâu về cộng tác nhóm, chúng ta có thể ngay lập tức chỉ ra hai điểm khác biệt cơ bản giữa làm việc nhóm và cộng tác nhóm đó là:

• Vai trò trong nhóm
• Khả năng lãnh đạo 

Tại sao và làm thế nào để chỉ với hai điểm này mà cộng tác nhóm tạo nên sự khác biệt? 

Sự cộng tác trong tập thể là khi một nhóm đồng nghiệp cùng tham gia để giải quyết vấn đề hoặc hoàn thành một nhiệm vụ với tất cả nguồn lực mà họ có. Điều này có thể hiểu đơn giản hơn về sự cộng tác là quá trình cộng tác lấy trọng tâm là nỗ lực của nhóm để tìm ra giải pháp với tư cách là một tập thể, sao để hướng tới một mục tiêu chung, vấn đề của tập thể chứ không chỉ đơn thuần là vấn đề của các cá nhân. 

Ví dụ: trong các buổi brainstorming, các thành viên trong nhóm ở trong cùng một phòng (hoặc cùng một cuộc gọi video), thảo luận về một vấn đề và cố gắng khắc phục vấn đề với tư cách là một nhóm, sao để đạt được kết quả tốt nhất cho cả tập thể. 

Ngược lại, làm việc đồng đội thường đề cập đến một nhóm các cá nhân và mỗi người trong số họ có trách nhiệm cụ thể, các nhiệm vụ công việc cụ thể từ đó họ nỗ lực cá nhân để đạt được kết quả là hoàn thành xong công việc của mình. Điều này rất dễ để tìm thấy khi các nhóm hiện nay hầu như bỏ qua chi tiết “mục tiêu chung” mà chỉ hướng tới việc hoàn thành công việc của bản thân và từ đó góp phần vào dự án. 

Khi nói đến khả năng lãnh đạo, sự hợp tác nhóm và tinh thần đồng đội cũng khác nhau. 

Trong một nhóm cộng tác, thông thường, không có người lãnh đạo. Mỗi thành viên trong nhóm được khuyến khích và kỳ vọng sẽ nỗ lực và đóng góp vào nỗ lực của nhóm bằng bộ kỹ năng độc đáo của họ và đương nhiên, họ sẽ hầu như không bị ràng buộc hay bó chặt trong một khuôn khổ nào đó mà nhà lãnh đạo đề ra. 

Tuy nhiên, điều này gần như là ngược lại với làm việc nhóm. Làm việc theo nhóm yêu cầu ai đó điều phối các cá nhân trong nhóm, đề ra các công việc cho các cá nhân, kiểm tra, đôn đốc và giúp họ hoàn thành công việc để cùng hướng tới mục tiêu nào đó.

Có thể thấy, có những chi tiết rất khác biệt giữa cộng tác và làm việc nhóm. Vậy thì hãy xem những loại kỹ năng nào là cần thiết để cộng tác nhóm tốt hơn. 

Các yếu tố hợp tác nhóm thành công

Mặc dù có nhiều cách tiếp cận khác nhau để thúc đẩy và cải thiện sự cộng tác của nhóm, nhưng có một số cách thực hành tốt nhất đã được thống nhất.

• Giao tiếp tích cực: Điều này có thể bao gồm việc cung cấp các hướng dẫn rõ ràng, yêu cầu làm rõ những thông tin cần thiết và lắng nghe góp ý từ tất cả các thành viên trong nhóm. Một khía cạnh của giao tiếp phù hợp có thể là triển khai công cụ nhắn tin nhóm cho phép các thành viên chia sẻ tệp, thực hiện cuộc gọi ảo và gửi cập nhật trong thời gian thực. 
• Minh bạch: Cùng với các kênh giao tiếp cởi mở, đối thoại cần phải minh bạch. Điều này bao gồm đặt mục tiêu rõ ràng, xác định vai trò và trách nhiệm trước và thông báo cho các thành viên khi có vấn đề phát sinh.
• Sự tham gia của nhân viên: Giữ cho nhân viên trong nhóm gắn bó và quan tâm đến việc cộng tác sẽ làm cho dự án tổng thể hiệu quả hơn. Điều này có thể đạt được bằng cách xác định và tối đa hóa điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm vì mỗi người sẽ mang lại điều gì đó có giá trị cho dự án.
• Bình tĩnh và bàn bạc: Nếu nảy sinh bất đồng, các thành viên trong nhóm cần chuẩn bị sẵn sàng tinh thần để thỏa hiệp và bàn bạc một cách bình tĩnh vì lợi ích cao nhất của nhóm. Đương nhiên, tốt hơn hết là các thành viên trong nhóm đều giữ một thái độ tích cực, sẵn sàng đáp ứng ở mức cho phép và tham khảo ý kiến của tất cả mọi người sẽ đảm bảo rằng toàn bộ nhóm sẽ thành công hơn.
• Quản lý xung đột: Hợp tác nhóm hiệu quả có thể dẫn đến xung đột dù ít hay nhiều, tuy nhiên lúc này chiến lược quản lý cần được đưa ra nếu những vấn đề đó phát sinh. Quản lý xung đột có thể được xử lý qua các cuộc gặp mặt 1-1 với quản lý hoặc dưới dạng một cuộc trò chuyện nhóm để tất cả mọi người có cơ hội hiểu nhau hơn. 

• Trao quyền và tin cậy các cá nhân: Một khi các mục tiêu và nhiệm vụ được đồng bộ và xác định cho từng thành viên trong nhóm, thì nhiệm vụ của toàn bộ nhóm là phải chịu trách nhiệm với mục tiêu của cá nhân và toàn tổ chức. Sự hợp tác trong nhóm sẽ thất bại nếu một số thành viên trong nhóm không đáp ứng được kỳ vọng như đề ra mà không có một lời yêu cầu hỗ trợ, sau đó để những người khác tiếp nhận sự chậm trễ trong việc hoàn thành công việc theo kế hoạch. 
• Đa dạng: Có một nhóm với nhiều kỹ năng, chuyên môn và quan điểm đa dạng sẽ thúc đẩy cách tiếp cận toàn diện hơn đối với sự cộng tác của nhóm.
• Phần mềm cộng tác nhóm: Các công cụ phần mềm cộng tác nhóm có thể được sử dụng để tăng hiệu quả cộng tác trong nhóm, để kiểm tra và lên kế hoạch công việc cho các thành viên trong nhóm, tổ chức các dự án theo quy trình hiệu quả.

Trên đây là chìa khóa “vàng” để doanh nghiệp hoặc bất kỳ cá nhân nào có thể cộng tác nhóm hiệu quả, hy vọng bài viết này đã mang tới cho bạn những thông tin hữu ích để áp dụng vào quy trình làm việc của tổ chức.