Vì sao phần mềm quản lý công việc là cách tốt nhất để tối đa năng suất?

Rất nhiều người trong chúng ta thường xuyên cảm thấy mình là một người bận rộn và các thành viên trong nhóm cũng thường xuyên ngập trong công việc và deadlines. Thế nhưng, bạn đã bao giờ dừng lại để tự hỏi liệu chúng ta có đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả không?

Nếu không thì một sự thật đáng buồn là hầu hết chúng ta không giỏi quản lý công việc và theo thống kê, khoảng 10 xu trên 1$ bị lãng phí vì quản lý công việc kém hiệu quả. 

Vì vậy, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cách tốt nhất để theo dõi và quản lý công việc, đặc biệt trong làm việc nhóm hoặc theo hình thức Hybrid working - Phần mềm quản lý công việc trực tuyến.  

Với phần mềm quản lý công việc trực tuyến tốt, bạn và nhóm của bạn có thể cùng lên ý tưởng, kế hoạch cho hoạt động trong thời gian tới, sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ quan trọng, tự động hóa các quy trình phức tạp để tập trung vào những vấn đề thật sự cần thiết và cải thiện giao tiếp trong doanh nghiệp của bạn, đặc biệt những phần mềm đề cao tính cộng tác và ngữ cảnh làm việc. Bên cạnh đó, các cá nhân cũng có thể tự quản lý và ước lượng thời gian, khối lượng công việc để đảm bảo chúng được hoàn thành như kế hoạch dự án đề ra. 

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là quá trình quản lý, sắp xếp thứ tự ưu tiên và đảm bảo sao cho các công việc được hoàn thành đúng thời hạn đã đề ra. Ngoài ra, hiểu rộng hơn, quản lý công việc không chỉ là đảm bảo về mặt thời gian mà còn là đảm bảo về mặt chất lượng của công việc. Tất nhiên, tất cả các cá nhân trong dự án, tổ chức đều cần hướng tới quản lý công việc của cá nhân thật tốt để cùng hướng tới hoàn thành các dự án đang thực hiện. 

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là phần mềm được tổ chức, cá nhân, nhóm áp dụng để tự động hóa các quy trình thủ công phức tạp nhằm quản lý danh sách công việc của một cá nhân hoặc nhóm hiệu quả và dễ theo dõi hơn.

Quản lý công việc khác với quản lý dự án ở điểm quản lý dự án đề cập đến khuôn khổ cụ thể để hoàn thành một dự án từ đầu đến cuối còn quản lý công việc là công việc thường xuyên, cần theo sát hàng ngày và sắp xếp chúng theo chế độ ưu tiên để hoàn thành tất cả công việc một cách hợp lý. Và đương nhiên, quản lý dự án quan tâm tới workflow làm việc trong nhóm, còn quản lý công việc có thể là công việc của không chỉ một dự án, vì vậy chúng ta cần theo dõi sát sao và cập nhật chúng hàng ngày để tránh lỡ mất thông tin. 

Nhưng tại sao quản lý công việc lại phức tạp hơn tưởng tượng?

Rõ ràng, rất nhiều người trong chúng ta cảm thấy quản lý công việc là một kỹ năng bình thường, thậm chí ai cũng có thể áp dụng. Tuy nhiên quản lý công việc thật sự phức tạp và khó khăn hơn chúng ta vẫn thường nghĩ vì: 

• Việc hoàn thành nhiệm vụ thường phụ thuộc vào việc kết thúc thành công các nhiệm vụ liên quan khác, hay còn gọi là sự cộng tác trong doanh nghiệp
• Các nhiệm vụ lớn hơn cũng có thể có nhiều nhiệm vụ con hoặc mục con được liên kết mà những người khác có thể chịu trách nhiệm, vì vậy yêu cầu người thực hiện phải lên được kế hoạch và có tầm nhìn nhất định
• Nhiều nhiệm vụ nằm ngoài khả năng của chúng ta và cần tìm sự trợ giúp từ người trong nhóm
• Các nhiệm vụ có thể lặp lại vào một thời điểm nào đó trong tương lai.
• Các nhiệm vụ thường gắn liền với thời hạn cụ thể và có thể có một mốc thời gian xác định trước để tuân thủ.

Vì vậy, quản lý nhiệm vụ là một yêu cầu gần như bắt buộc nếu bạn muốn hoàn thành công việc hàng ngày, hàng tuần trong một trạng thái bận rộn vừa đủ.

Và điều đó cũng chứng minh, không có gì ngạc nhiên khi một giải pháp phần mềm quản lý tác vụ tự động được coi là cách tốt nhất để theo dõi các công việc trong một nhóm.

Cách tốt nhất để quản lý công việc

Rõ ràng quản lý công việc là RẤT quan trọng. Vì vậy, cách tốt nhất để theo dõi các nhiệm vụ là gì? Chúng tôi tin rằng đó là phần mềm quản lý công việc!

Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý công việc?

Tất cả chúng ta đều biết thời gian quý hơn tiền bạc, phải không? Vậy thì nếu nhóm của bạn đang có những vấn đề về cộng tác, có nghĩa là các nhiệm vụ sẽ mất nhiều thời gian hơn - và tốn nhiều chi phí hơn, điều này thật lãng phí!

Theo các nhà nghiên cứu tại PMI, 66% công ty sử dụng phần mềm quản lý tác vụ đã hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách ban đầu của họ, so với 47% doanh nghiệp hoạt động mà không có công cụ quản lý dự án .

Vì vậy, chính xác làm thế nào nhóm của bạn có thể mong đợi được hưởng lợi từ phần mềm có chức năng quản lý công việc? Có rất nhiều mặt tích cực, nhưng chúng ta sẽ chỉ tập trung vào những điều quan trọng nhất mang tới giá trị cho doanh nghiệp:

1. Giúp loại bỏ các tác vụ thủ công

Phần mềm quản lý công việc có thể giúp bạn tự động hóa mọi loại công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, đặt các mức độ ưu tiên khác nhau và kiểm tra trạng thái của nhiều dự án trong thời gian thực. Điều đó giải phóng bạn và toàn bộ thành viên để tập trung vào những thứ quan trọng hơn.

Đương nhiên, điều này là dễ hiểu khi bạn phải đi hết từ nhóm chat này đến email kia để thông báo mỗi lần có thông tin mới. Hãy đơn giản hóa quá trình này bằng các phần mềm quản lý, cập nhật thông tin nhanh chóng và đúng lúc!

2. Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp

Theo một cuộc khảo sát năm 2019, 80% công nhân Mỹ cho biết họ cảm thấy căng thẳng vì giao tiếp công ty không hiệu quả - kết quả là 63% nhân viên muốn bỏ việc.

Nghe có vẻ quen đúng không? Giải pháp quản lý tác vụ cho phép bạn cộng tác từ xa trong thời gian thực. Bạn sẽ có thể giao nhiệm vụ, giữ đồng đội trong vòng lặp và gửi phản hồi càng sớm càng tốt.

3. Theo dõi tiến trình của bạn

Có đôi khi, chúng ta sẽ không thể đảm bảo mình đã hoàn thành một dự án đến đâu, tình trạng như thế nào để quản lý dự án và những người cộng tác với chúng ta đảm bảo công việc. Các phần mềm quản lý công việc hoàn toàn đảm bảo được điều này khi cho phép chúng ta sắp xếp, báo cáo công việc và các vấn đề một cách nhanh chóng. 

Nói chung, các phần mềm quản lý công việc là cách tốt nhất để tối đa năng suất của bạn và nhóm, nhất là trong thời đại công nghệ và kỹ thuật số phát triển!