Xu hướng Hybrid Working hiệu quả trong năm 2023 và cách để vận hành nhóm hiệu quả

Mặc dù chuyển sang lịch làm việc kết hợp là một quá trình đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch và thời gian chuyển đổi dài, nhưng chúng ta vẫn có cách để bỏ qua một số bước nhờ vào 6 mẹo giúp bạn triển khai thành công lịch trình làm việc kết hợp.

Mẹo số 1: Đặt quy tắc cơ bản cho Hybrid Working

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng quy trình làm việc Hybrid Working của mình vẫn minh bạch và hiệu quả so với những ngày làm việc ở văn phòng thì bạn cần phải thiết lập trước các quy trình và thủ tục rõ ràng, hay đó là Workflow chắc chắn và đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm được.

Mặc dù quy trình làm việc kết hợp Hybrid có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và hoạt động hàng ngày của công ty, nhưng có một số quy tắc cơ bản chung mà bạn nên cố gắng thiết lập ngay:

• Bắt đầu bằng cách xác định các điều kiện chính xác cần đáp ứng để làm việc bên ngoài văn phòng: Có lẽ một số nhân viên của bạn cần phải có mặt ở công ty do tính chất công việc của họ và đồng thời duy trì công việc song song. Chính vì điều này, hãy làm rõ các tiêu chí để chuyển sang môi trường làm việc linh hoạt Hybrid để nhân viên có thể áp dụng và hiểu cho quyết định của bạn.
• Lập một lịch trình làm việc kết hợp chi tiết nêu rõ thời điểm nhân viên dự kiến ​​​​sẽ có mặt tại chỗ: Cho dù đó là hoạt động giới thiệu, gặp mặt trực tiếp hay hoạt động xây dựng nhóm, toàn bộ tổ chức cần hiểu rõ những mục tiêu và kỳ vọng của ban quản lý về môi trường làm việc của họ.
• Truyền đạt các quy tắc liên quan đến giờ làm việc của nhân viên: Trong trường hợp bạn quyết định áp dụng lịch làm việc linh hoạt, hãy đảm bảo số giờ chính mà tất cả nhân viên phải trực tuyến để cộng tác trong quá trình khi làm việc từ xa Hybrid hoặc Remote.

Mẹo số 2: Chọn Digital WorkPlace cho Hybrid working team một cách cẩn thận

Cho dù nhân viên của bạn thích làm việc tại văn phòng hay làm việc kết hợp Hybrid working, thì mọi người đều có thể cộng tác hiệu quả bất chấp khoảng cách địa lý nếu như bạn có một Digital Workplace đáp ứng được mọi nhu cầu cần thiết của nhóm bạn.

Bắt đầu bằng cách chọn một ứng dụng chat đáng tin cậy và giải quyết vấn đề đứt gãy thông tin sẽ duy trì quy trình làm việc hiệu quả bằng cách cho phép bạn:

• Chia sẻ tập tin,
• Thực hiện một cuộc gọi video nhanh và
• Thậm chí lưu trữ dữ liệu.

Để tăng tính minh bạch của quy trình làm việc, bạn có thể tìm những ứng dụng quản lý có hỗ trợ tích hợp trực quan hóa tiến độ nhiệm vụ và luôn cập nhật năng suất của đồng nghiệp.

Đừng quên dành đủ thời gian để kiểm tra từng ứng dụng mà bạn định đưa vào quy trình làm việc kết hợp của nhóm mình. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo mọi thứ đều hoạt động bình thường trước khi chính thức chuyển sang lịch làm việc kết hợp Hybrid Working.

Mẹo số 3: Đánh giá năng suất của nhân viên Hybrid Working

Khi một nhóm thay đổi môi trường làm việc, các nhà quản lý có xu hướng gặp khó khăn trong việc đánh giá mức độ năng suất của từng nhân viên trong điều kiện thay đổi. Nếu không có khả năng nhìn nhân viên đang ngồi trên bàn làm việc của họ, họ thậm chí có thể trở thành con mồi của quản lý vi mô.

Để tránh gây áp lực cho các thành viên trong nhóm của bạn, hãy thử đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và hệ thống đánh giá năng suất minh bạch ngay từ đầu. Thay vì tập trung vào khối lượng email được gửi hoặc thời gian dành cho các cuộc họp, hãy thử những điều sau:

• Phân tích kết quả cuối cùng,
• Khuyến khích chia các dự án lớn hơn thành các mục tiêu nhỏ hơn có thể đo lường được
• Xác định KPI rõ ràng, áp dụng các phương pháp quản lý OKR để đặt mục tiêu
• Cho phép nhân viên tự quản lý công việc và lên kế hoạch của mình để đảm bảo công việc của tổ chức trơn chu.

Mẹo số 4: Tận dụng các khoảng thời gian team Hybrid làm việc tại văn phòng hiệu quả

Bất kể số giờ nhân viên làm việc tại văn phòng sau khi chuyển sang lịch làm việc kết hợp là bao nhiêu, điều quan trọng là phải tính thời gian toàn team gặp mặt tại văn phòng.

Trước khi thiết lập lịch làm việc tại văn phòng cho các nhóm Hybrid, hãy suy nghĩ về thời điểm và lý do bạn muốn các nhóm đến văn phòng. Bạn có muốn sử dụng thời gian đó để giao tiếp và gắn kết nhóm hay giờ hành chính sẽ được dành để hoàn thành nhiệm vụ?

Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, hãy nghĩ về cách môi trường làm việc có thể phù hợp với ý định của bạn để tận dụng tối đa thời gian làm việc tại văn phòng.

Nếu bạn muốn khuyến khích sự tương tác và cộng tác nhóm, hãy nghĩ đến việc tổ chức lại văn phòng để có nhiều không gian mở nhất có thể. Bằng cách này, bạn sẽ tạo điều kiện cho nhân viên giao lưu và hợp tác với nhau một cách tự nhiên.

Trong trường hợp bạn muốn đảm bảo nhân viên dành thời gian làm việc tại cơ sở một cách hiệu quả, hãy cố gắng giảm thiểu phiền nhiễu và cung cấp cho họ một không gian yên tĩnh với nhiều ánh sáng tự nhiên — để cải thiện cả tâm trạng và năng suất của họ.

Mẹo số 5: Giữ liên lạc với nhóm của bạn trong quá trình Hybrid Working

Sau khi quyết định triển khai lịch làm việc kết hợp, bạn sẽ cần tối ưu hóa hoạt động, công cụ và giờ làm việc của tổ chức mình. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ cần điều chỉnh lịch trình của riêng mình và dành chỗ cho việc liên lạc realtime với nhóm.

Giao tiếp nhóm cần được ưu tiên hơn do khoảng cách địa lý — vì vậy hãy đảm bảo nêu rõ giờ làm việc và tình trạng sẵn sàng của bạn. Bằng cách này, bạn không chỉ có thể tập trung và chú ý cho từng thành viên trong nhóm mà còn có cơ hội để:

• Nhận phản hồi trực tiếp về lịch làm việc mới của bạn
• Lắng nghe mối quan tâm của nhân viên
• Thực hiện các điều chỉnh phù hợp cho nhiệm vụ của họ.

Tạm kết: Hybrid thành công là sự nỗ lực của cả nhóm

Như bạn có thể đã nhận thấy, việc thực hiện lịch làm việc Hybrid working khác xa với công việc của một người. Để làm cho mô hình kết hợp hoạt động, bạn cần tính đến thói quen của nhóm và khuyến khích họ nói lên ý kiến ​​và mối quan tâm của mình trong quá trình thực hiện.

Bạn cũng sẽ cần phải tìm ra những phương án mới phù hợp, những ứng dụng mới để đảm bảo giao tiếp liền mạch và cộng tác linh hoạt. Hãy nhớ rằng những sai lầm mà bạn gặp phải trong quá trình thực hiện có thể giúp bạn điều chỉnh lịch trình làm việc mới của mình — và bạn sẽ nhanh chóng thiết lập nhóm kết hợp của mình để đạt được thành công.